Okullarda yazının önemi ve yazışma usulleri…

Bir kurumda belirli, beklendik ve istendik bir kültür oluşturmak için birçok konuya dikkat etmek gerekir. Bu yazıda yazışma, kayıt ve bellek/arşiv konusuna dikkat çekilmektedir.

Kurumsallaşamamış yerlerde en çok tercih edilen iletişim yolu sözeldir. Direkt veya telefon gibi araçlarla verilen talimat ve ricalarla iş görülmeye çalışılır. Bunu en çok tercih edenler de maalesef yöneticiler olur ki işte bu kurumsallaşmanın önündeki en büyük engeldir.

Son yıllarda teknolojinin gelişimine bağlı olarak ortaya çıkan iletişim araçları, resmî yazışma usulleriyle birlikte bir gelenekten çok daha fazlasını yok etmeye başlamıştır. Elektronik yazışma, dokümanları saklama koşulları ve düzen anlamında kurumlarda boşluklar oluşturmaktadır. 

Maalesef Whatsapp başta olmak üzere farklı yazılımların günümüzde yöneticiler arasında, yönetici ve öğretmenler arasında hatta -doğruluğu ciddi olarak tartışılması gereken- öğretmen veli/öğrenciler arasında oluşturulan gruplarla sıklıkla kullanıldığı görülmektedir. Bu öylesine kontrolsüz şekilde gelişmektedir ki resmî kurumların da bu alanı “legalize” ettiği görülmeye başlanmıştır. Ancak hızla yayılan bu kullanım; beraberinde birçok iletişim hatalarının ve kazayla yapılan paylaşımların su yüzüne çıkmasına neden olmakta, kişi ve kurumları sıkıntıya düşürmektedir.

Okullarda resmî, gündelik yazışmalar ve sosyal duyurular anlamında tüm iletişim ihtiyaçlarının çerçeveleri belirlenmelidir. 

Yönetici ve öğretmenler, sosyal medya hesaplarını okullarında öğrenim gören öğrenci ve velileri ile paylaşmamalıdır. Bu ortamlarda yapılan paylaşımlara şahit olmak, bunlara görüş bildirmek ve bunların içinde yer almak saygınlığın kaybolmasına neden olabilir ki eğitimcilerin böylesine bir riski almasına gerek yoktur. 

Hangi seviyede olursa olsun yönetici, işle ilgili konularda iletişim aracı olarak yazıyı kullanmalıdır. Toplantılarda ve yüz yüze görüşmelerde ifade edilenler, sonrasında bir şekilde yazıya dökülerek kayıt altına alınarak iş akışı buna göre sağlanmalıdır.

Yazı kültürü olmayan, arşiv oluşturulmamış kurumların belleği, orada bulunan insanların hafızası kadar var olacaktır. Anlatılanlar ise sadece hatırlanan ölçüde birer hikâye olarak bilinecek, insanlar yok olduğunda geriye sadece söylentiler kalacaktır. 

Antik çağlardan itibaren edinilen detaylı bilgilerin çoğunun yazıyla bizlere ulaşmış olduğu unutulmamalıdır. 

Okullarda müdürler, resmî yazışma usullerini ve düzenini oluşturacak birinci kişilerdir. Şu an için devlet tarafından oluşturulan desimal dosya sisteminin yanı sıra, elektronik ortamda yazıların saklanması, bir sistem dâhilinde yıllara göre arşivlenmesinden onlar sorumludur. Elbette önce kendilerinin bu sistemi detaylıca öğrenmesi ve kendi kurumunda oluşturması gerekir. Bunun için tüm çalışanların hizmet içi eğitimlerinin sağlanması ve uygulamanın denetlenmesi de gerekir.

Yazılarda; konu, sayı, tarih ve başlık (hitap) nasıl ve nereye yazılır?

Yazı fontu, büyüklüğü rengi nasıl seçilir?

Yazı nasıl düzenlenir? İfade bütünlüğü ne demektir?

Yazıda hangi zaman kipi kullanılır?

Yazı ekleri olduğunda nerede ve nasıl gösterilir?

Resmî bir yazı nasıl okunur, yazıya ne zaman ve nasıl yanıt verilir?

Yazışmalarda hiyerarşik yapının bir önemi var mıdır?

Yazılar nasıl saklanır?

Dosyalama sistemi nasıl oluşturulur?

Bu ve benzer daha birçok soru sorulabilir. Bunların önemli olmadığını iddia edenler de olabilir ancak bunun sığ ve kolaycı bir yaklaşım olduğunu düşünmek gerekir. Şu an dünyanın en büyük kurumlarında yazı kültürü hâlen özenle sürdürülmektedir.

Yazışmanın ikinci boyutu ise elektronik yazışma biçimleridir. Bu yazışma biçimleri arasında en yaygın olarak kullanılan elektronik postadır. Bunun dışında kapalı şifreli alanlarda oluşturulmuş mesaj alanları ve sosyal medya da bulunmaktadır.

Kurumsal yapılarda elektronik posta adreslerinin uzantısı, kurum tarafından belirlenmeli ve kurumsal adı içermelidir. Kurumda görev yapan tüm yönetici, öğretmen ve eğitim personelinin aynı uzantıyla adlarına oluşturulmuş bu e-posta adreslerini kullanması sağlanmalıdır. Kurum içi ve kurumsal bağlamdaki tüm yazışmalarda bu e-posta adresleri kullanılırken de genel anlamda kabul görmüş yazışma usulleri mutlaka gözetilmelidir.

Nasıl ki arkadaşınıza yazdığınız özel bir mektup üslubuyla resmî bir yazı üslubu farklıysa aynı şekilde e-posta yazarken de kime yazıldığına, ne amaçla yazıldığına da dikkat edilmelidir. Özellikle de bilgi kısmında yer alan kişilerin aynı konudan haberdar olacağı düşünülerek yazının kaleme alınış şekline, hitaba ve sonuç kısmına özen gösterilmelidir. Ayrıca unutulmamalıdır ki e-postalar bilgi kısmında yer almayan kişilerle de daha sonra paylaşılabilmektedir.

Bu anlamda yazının paylaşıldığı (“forward edildiği”) kişi daha önceki yazışmaları okuyarak hem yazışma hakkında bilgi sahibi olacaktır hem de yazışmayı yapan kişilerin üslubu hakkında fikir edinecektir.

E-posta kime yazılır? Bilgi kısmına kim/kimler eklenir?

Bilgi kısmında yer almak ne anlama gelir?

E-postada hitap ne şekilde olur?

E-posta yazarken kullanılan fontun seçimi nasıl yapılır, ne olmalıdır?

Büyük harfle yazılmış yazı ne anlam ifade etmektedir?

Kalınlaştırılmış (bold) yazı ne ifade eder?

Bir sözcüğün ya da sözcüklerin altını çizmek ne anlam taşır?

E-postada yazı renklendirilmeli midir?

E-posta nasıl düzenlenir?

E-posta nasıl bitirilir?

E-postada imza nasıl, nerede ve ne şekilde olmalıdır? 

E-posta ekleri nasıl oluşturulur?

E-postalar nasıl ve nerede saklanır?

Hangi yazılar paylaşılmalıdır?

Yazılar paylaşılmadığında ve paylaşılırken görüş eklenmediğinde sonuçları ne olur?

Hangi e-postaların çıktılarını almakta yarar vardır?

E-posta yazarken, görüldüğü üzere bu ve benzeri birçok konuya özen göstermek gerekir. Yukarıda sözü edilen soruların yanıtlarını öğrenmek ve bu konulara dikkat ederek yazışma yapmakta yarar vardır.

Kurum kültürünün gelişmesi için yazışma kültürünün de mutlaka gelişmesi beklenir. Bu konunun toplantılarda görüşülmesi, gerekiyorsa eğitim alınması, planlamanın paylaşılması ve izlenmesi uygun olacaktır.

Özellikle bir eğitim kurumunda yazılan yazıların dil bilgisi ve anlam bakımından irdeleneceği ve örnek olması gerektiği akıldan çıkartılmamalıdır.

Elbette kurumlarda zaman içerisinde ve bir şekilde “bir kültür” oluşacaktır; ancak kurum yöneticileri, uygulamalarıyla hem kurumun kalite politikasını hem de kurumsal yapısını oluşturduklarını ve bunun sonucunda da kurum kültürünün ortaya çıkacağını unutmamalıdır!

Ömer ORHAN